Comment le surbooking se manifeste-t-il ?
Si vous avez élaboré une stratégie de distribution solide pour votre hôtel, vous vendez vos chambres sur plusieurs canaux de réservation. Si vos disponibilités ne sont pas synchronisées automatiquement, des doubles réservations peuvent se manifester lorsque deux clients réservent la même chambre sur deux canaux différents. Même si vous acceptez que les demandes de réservation via votre site internet, il y a toujours un risque de devoir refuser des clients.
D'après notre expérience, les hôtels qui rencontrent le surbooking sont ceux qui font leur suivi des réservations sur papier et/ou changent leurs disponibilités manuellement. Cette méthode de travail est non seulement sujette aux erreurs, mais prend également beaucoup de temps. Il n’est pas vraiment réaliste de suivre correctement ses réservations jour et nuit.
Pourquoi il faut à tout prix éviter les surréservations ?
Une double réservation est plus qu'un désagrément administratif pour l’hôtel. Le plus souvent, elle entraîne des conflits avec le client et a un impact négatif sur votre chiffre d'affaires.
Le client en question peut devoir être relogé dans un autre hôtel ou surclassé … à vos frais ! Parallèlement, le client concerné est susceptible de laisser un mauvais avis, ce qui peut nuire à votre réputation et dissuader d'autres clients potentiels de séjourner chez vous. En gros, la surréservation ne peut que vous faire perdre d'importants revenus.
En plus des conséquences financières, les doubles réservations mettent également votre personnel dans une position compliquée. Il n’est jamais agréable de devoir donner des mauvaises nouvelles ou de gérer des conflits avec les clients... sans parler de la perte de temps pour trouver des alternatives appropriées pour leur séjour.
Quelle est la solution pour éviter le surbooking ?
Comme très souvent, il vaut mieux prévenir que guérir ! Sachant qu'une grande visibilité en ligne et qu'une distribution «multicanale» est indispensable, la solution la plus efficace pour éliminer le risque de surréservation est d’utiliser un Channel Manager fiable. Au cœur de votre distribution en ligne, le Channel Manager Cubilis gère la synchronisation de vos disponibilités sur tous les OTAs connectés, les sites de métarecherche et votre module de réservation sur votre site internet. Il permet à vos clients potentiels d’obtenir des informations exactes et en temps réel sur vos disponibilités, ce qui vous permet d'ouvrir 100% de vos chambres disponibles sur tous les canaux si vous le souhaitez.
En cas d’une double réservation, il y a quelques mesures à prendre pour protéger la satisfaction du client et la réputation de votre établissement. Connectez votre Channel Manager à votre logiciel de gestion hôtelière (PMS) pour que vos disponibilités soient instantanément synchronisées après l'ajout de réservations manuelles ou d’annulations. Pour prévenir les no-shows et les annulations tardives, encouragez vos clients de procéder au paiement de leur séjour à l'avance. Il serait dommage qu'une chambre reste vide pour rien !
En dernier recours, arrangez-vous avec les établissements à proximité pour accepter mutuellement des clients si nécessaire. Vous disposerez ainsi toujours d’une solution rapide à proposer en cas de besoin.
Vous êtes prêt à mettre fin au surbooking ?
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