Hoe treden overboekingen op?
Als je een sterke distributiestrategie hebt voor je accommodatie, bied je je kamers aan via verschillende boekingskanalen. Als je beschikbaarheid dan niet automatisch wordt gesynchroniseerd, kunnen er dubbele reserveringen optreden wanneer twee gasten dezelfde kamer boeken via twee verschillende kanalen. Zelfs als je uitsluitend boekingsaanvragen via je website aanvaardt, is er altijd een risico dat je klanten moet afwijzen.
In onze ervaring houden hotels die te kampen hebben met overboekingen hun boekingen bij op papier en/of werken ze de beschikbaarheid handmatig bij. Niet alleen is deze manier van werken gevoelig voor fouten en overboekingen, hij is ook nog eens tijdrovend. Zoals je je wel kan inbeelden, is het niet echt realistisch om boekingen dag en nacht bij te houden.
Waarom moeten hotels overboekingen proberen te voorkomen?
Een dubbele boeking is niet zomaar een vervelend administratief voorval voor het hotel. Vaak leidt het tot een conflict met de klant en heeft het een negatieve invloed op je inkomsten.
De gast in kwestie moet mogelijk worden overgeplaatst naar een andere accommodatie of een kamer-upgrade krijgen (zonder die aan te rekenen natuurlijk), wat jou in beide gevallen geld kost. Bovendien bestaat de kans dat de klant een slechte beoordeling achterlaat die jouw reputatie schaadt en potentiële klanten ervan weerhoudt bij je te boeken. Op die manier kunnen overboekingen ertoe leiden dat je ook op termijn inkomsten misloopt.
Naast de financiële gevolgen brengt overboeking ook je personeel in een ongemakkelijke positie. Want wie brengt nu graag slecht nieuws? Bovendien verliezen medewerkers kostbare tijd met telefoneren, waardoor andere belangrijke taken blijven liggen.
Wat is de oplossing om overboeking in je hotel te vermijden?
Zoals bij de meeste problemen is voorkomen beter dan genezen! Als je in gedachten houdt dat een goede distributiemix essentieel is, is de meest doeltreffende en zorgeloze oplossing om overboekingen te voorkomen een betrouwbare Channel Manager.
Als het hart van je online distributie houdt de Cubilis Channel Manager je beschikbaarheid up to date op alle gekoppelde OTA's, metasearchplatformen en je eigen Booking Engine. Het zorgt ervoor dat potentiële klanten in real time nauwkeurige beschikbaarheidsinformatie zien, waardoor je 100% van je beschikbare kamers kan openzetten op alle kanalen als je dat wil.
In het geval van een overboeking zijn er een aantal zaken die je kan doen om de gasttevredenheid en de reputatie van je hotel te waarborgen. Om je klant een alternatief te kunnen bieden, is het belangrijk om steeds een nauwkeurig overzicht van je beschikbare kamers bij te houden.
Koppel je Channel Manager aan je Property Management Systeem, zodat je beschikbaarheid meteen wordt aangepast na het handmatig toevoegen van reserveringen of het ontvangen van annuleringen. Laat je gasten de betaling vooraf uitvoeren of autoriseren om no-shows en laattijdige annuleringen te beperken. Het zou namelijk zonde zijn als een kamer onnodig leeg blijft!
Tref als noodoplossing regelingen met hotels in de buurt om elkaars gasten te ontvangen indien nodig. Zo heb je altijd een snelle, elegante oplossing achter de hand.
Klaar om komaf te maken aan overboekingen?
Leer de Cubilis Channel Manager beter kennen door via onderstaand formulier je gratis proefversie aan te vragen.
